Le cadre juridique
Mise en œuvre de système d’archivage à valeur probante, ayant pour finalité de pouvoir restituer des informations fidèles permettant d’apporter des éléments de preuve en cas de litige. Car Il faut noter qu’il n’y a pas de loi sur l’archivage électronique.
Le problème posé dans le cadre juridique, c’est qu’on suppose que les organisations devront être en mesure de recevoir, traiter et archiver des documents électroniques. Or, avec la multiplication des applications, les documents électroniques se généralisent et ‘se diluent’ dans le système d’information de l’organisation ; on ne sait plus garantir que l’on saura retrouver les différentes pièces nécessaires, par exemple, à la résolution d’un conflit. Pour pallier cet inconvénient majeur, il est indispensable de mettre en place une fonction efficace d’archivage à valeur probante.
La problématique d’archivage à valeur probante
Pour conserver une valeur probante à un original immatériel, il faut pouvoir garantir l’intégrité des informations, l’authentification du document, l’accessibilité du document, la lisibilité du document, des éléments de preuve et la durabilité des informations :
- L'intégrité et l’authentification du document archivé sont garanties par la signature électronique du document et de l’auteur,
- L'accessibilité du document est assurée par les logiciels de gestion de documents au travers de techniques d’indexation et d’horodatage,
- La lisibilité et la durabilité sont garanties par la pérennité des supports et des formats de documents et l’interopérabilité des différents outils.
C’est dans ce contexte que nous avons développé une solution de GED vivante avec une qualité des documents garanties, non pas seulement à partir du moment où le document rentre ‘en archives’, mais sur l’ensemble de la chaîne, de sa création jusqu’à sa restitution. Le document est signé lors de sa création et non pas seulement au moment où il est pris en charge par la chaîne ‘archives’. |
